Het innovatiewoordenboek
Wat is procesinnovatie?
Innovatie komt in vele soorten en maten. Kleine innovaties die het leven makkelijker maken. Grote innovaties die van blijvende verandering zijn op de maatschappij. Maar wat houden al die verschillende soorten innovatie in? Dat lees je in deze miniserie over de verschillende vormen van innovatie. Met als eerste: procesinnovatie.
En dan nu in het Nederlands…
Procesinnovatie gaat meestal over het verbeteren van wat je al doet. Bijvoorbeeld zodat je meer kunt doen met minder mensen, de wachttijd voor klanten verkort of ergernissen uit het proces wegneemt. Procesinnovatie kan plaatsvinden binnen een bedrijf, maar ook op grotere schaal. Als er meerdere organisaties bij betrokken zijn, noemen we het ook wel keteninnovatie.
Wat houdt procesinnovatie in?
Procesinnovatie kan plaatsvinden in allerlei processen. Op kleine schaal gaat het bijvoorbeeld over het automatiseren van een dagelijkse taak, waardoor je sneller kunt werken. Op grote schaal kun je denken aan het optimaliseren van complete fabrieken, zodat je tijd, geld en menskracht bespaart.
Er bestaan verschillende methodes om processen te innoveren. Een bekend voorbeeld is Lean Six Sigma. In deze methode ga je in je processen op zoek naar:
- Verspilling: waar gaat waarde verloren of verspil je tijd, geld of middelen?
- Kwaliteit: hoe kun je de kwaliteit van je proces en uitkomsten verbeteren?
Bij verspilling kun je denken aan het uitvoeren van overbodige handelingen, hanteren van onnodige wachttijden of instellen van dubbele controles. Hoe strakker je processen inricht, hoe minder je verspilt.
Om je kwaliteit te verbeteren, breng je in kaart waar fouten ontstaan. Denk aan bestellingen die te laat aankomen, facturen die niet kloppen of producten die een defect hebben. Door te analyseren wat er misgaat, kun je processen inrichten die voorkomen dat je deze fouten opnieuw maakt. Hierdoor dalen je kosten en verhoog je de klanttevredenheid.
Een andere, wat nieuwere methode voor procesinnovatie is Process Mining. Hierbij zet je bestaande logdata uit je systemen in om een proces stap voor stap uiteen te rafelen. Elk proces heeft een ideaal pad, dat een klant volgt als alles vlekkeloos verloopt. In werkelijkheid wijkt dit pad echter vaak af: een klant past zijn bestelling aan, betaalt te laat of dient een klacht in.
Process Mining stelt je in staat om dit daadwerkelijke verloop van het proces visueel in kaart te brengen en af te zetten tegen het ideale pad. Zo krijg je gerichte feedback over wat er in welke stappen misgaat. Bijvoorbeeld: vergeten klanten regelmatig te betalen, dan kun je het moment waarop je de factuur stuurt wellicht veranderen. Door dit voor elke stap te doen, richt je processen steeds effectiever in.
In de praktijk
Procesinnovatie toepassen in je eigen bedrijf? Dan is de eerste stap om te bepalen met welke processen je begint. Dat kan bijvoorbeeld het proces zijn dat de grootste invloed heeft op klanttevredenheid. Of het proces waar de hoogste kosten zitten. Die hebben namelijk de grootste impact op je bedrijf. Monitor je verbeteringen continu, zodat je ziet welke invloed ze hebben.
Ben je bezig met open innovatie, dan zijn de processen vaak complexer. Je hebt immers te maken met een groter aantal partijen. Om één innovatie door te voeren, heb je vaak de hele keten nodig. De eerste stap is dan ook vaak om de hele keten in beeld te brengen.
Neem duurzaam bouwen. Een slimme oplossing is één, maar je hebt ook de opdrachtgevers nodig die willen investeren in duurzame gebouwen, de architecten die met duurzame materialen willen ontwerpen, de aannemers die het willen (en kunnen) realiseren en de bewoners die het willen kopen.
En daarmee ben je er waarschijnlijk nog niet. De duurzame materialen hebben een certificering nodig die laat zien dat ze veilig zijn. De makers hebben voldoende capaciteit nodig om ze te produceren. De technici hebben een instructie nodig om het op de juiste manier toe te passen. En de bewoners moeten overtuigd zijn van het voordeel van deze materialen.
Daarom komt procesinnovatie in een gehele keten – net als andere vormen van innovatie – zelden alleen. In het voorbeeld van duurzaam bouwen begint het waarschijnlijk met productinnovatie: een nieuw product dat duurzamer is dan de huidige standaard. Ook sociale innovatie speelt een grote rol. Want pas als mensen dit nieuwe product omarmen, staan ze ervoor open om het te gebruiken.
Tips
Bij procesinnovatie in de keten zijn er vaak een heleboel factoren die moeten samenvallen voor je kunt spreken van succesvolle innovatie. Hoe vergroot je de kans op succes?
#1 Breng je stakeholders in beeld
Je procesinnovatie kan superslim zijn, maar als je medewerkers er niet mee willen werken, verandert het niets. Voor elke stap die je verbetert, is het daarom goed om te achterhalen wie je stakeholders zijn, wat hun overwegingen zijn en hoe je hierop inspeelt.
#2 Zorg voor heldere processen
Het klinkt vanzelfsprekend, maar om processen te innoveren, moeten het eerst processen zijn. Zorg ervoor dat je vaste taken duidelijk op papier hebt en dat iedereen dezelfde stappen volgt om tot hetzelfde resultaat te komen. Pas als je zover bent, kun je gaan optimaliseren.
#3 Ken je tools
Voor procesinnovatie zijn diverse tools ontwikkeld. We noemden al Lean Six Sigma en Process Mining, maar er zijn er nog veel meer. Ga op onderzoek uit welke tools er zijn en wat je zelf kunt gebruiken, en pas deze toe in je procesinnovatie.
Meer weten over procesinnovatie of hulp inschakelen bij het optimaliseren van je eigen processen?
Neem contact op met Johan Treur via johan@hellonewday.nl of 06-55758973.
