Ja, maar hoe dan?!

Hoe maak je online vergaderen en overleggen effectief?

April 2020

Om te overleven als ondernemer ontwikkel je je bedrijf continu. In die reis krijg je veel vragen en adviezen – de een makkelijk, de ander een uitdaging. Maar hoe ga je hiermee aan de slag binnen jouw bedrijf? In deze rubriek lees je praktische tips uit onze praktijk. Vandaag krijg je antwoord op de vraag die in deze tijden van het coronavirus op veel plekken leeft: ‘Hoe maak je online vergaderen en overleggen effectief?’

 

Tot zeker 1 juni mogen we geen bijeenkomsten meer organiseren. Sociale afstand en thuiswerken zijn het devies. Ondertussen willen we wel zoveel mogelijk verder werken. En daar zijn slimme oplossingen voor nodig. Want hoe kom je bijvoorbeeld samen, als je niet bij elkaar mag komen? Juist in deze tijden wordt duidelijk hoe belangrijk innovatie is.

In dit blog lees je:

  1. Wat het belang van goede werkvormen is
  2. Voor welk doel je welke werkvorm gebruikt
  3. Welke tools kunnen helpen bij online samenwerken

Online ontmoeten versus samenwerken?

Op social media komen veel experimenten voorbij over online meetings. Vaak blijft de innovatie echter steken op bellen met de webcam aan. Prima voor online ontmoeten en handig om elkaar ondanks de fysieke afstand toch te kunnen zien, maar de vraag is of dit genoeg toevoegt als je online wilt samenwerken. Wat doe je bijvoorbeeld als je met je team wilt brainstormen over nieuwe ideeën? Hoe leid je dit in goede banen? En hoe zorg je ervoor dat je het maximale resultaat behaalt?

Effectief online samenwerken

Onder normale omstandigheden is het al slim om goede werkvormen te gebruiken bij bijeenkomsten. Zeker als je een meeting met 10 of meer mensen effectief wilt laten verlopen, volstaat het niet om rond een tafel te gaan zitten en iedereen zijn zegje te laten doen. Voor online samenwerken geldt dit nog veel meer. Denk daarom vooraf na over wat je wilt bereiken. Dat maakt het niet alleen leuker om online samen te werken, maar vooral ook effectiever.

Werkvormen en tools

Voor elk doel van een meeting, is een andere werkvorm geschikt. Hieronder lees je over verschillende werkvormen, inclusief handige tools om ze online in te zetten.

Ja, maar hoe dan?

# 1: Divergeren

Zoek je naar creatieve oplossingen, verken je een probleem of is je einddoel nog niet precies bekend? Dan is de beste werkvorm een creativiteitssessie. Deze kun je op verschillende manieren inrichten. Denk bijvoorbeeld aan een brainstorm, brainwriting of de Disney Creativity-methode. Met tools als Mural, Miro of Sketchboard kun je gezamenlijk in een online omgeving werken met post-its, tekst of tekeningen. Net zoals je dat normaal voor een whiteboard of flip-over doet.

Deze tools zijn vaak samen te gebruiken met online vergadersoftware zoals Microsoft Teams, Zoom of Skype. Daarbij biedt een tool als Microsoft Teams overigens veel meer dan enkel video en bellen, maar ook werkgroepen creëren, een discussieplatform, bestanden uitwisselen en plug-ins voor veel verschillende apps. Zoom daarentegen heeft weer als voordeel dat je veel verschillende deelnemers kunt zien in je scherm.

 

# 2: Convergeren

Is het doel van de meeting om tot een besluit te komen vanuit verschillende ideeën of opties? Kies dan voor een survey of poll. Via Mentimeter of Kahoot zet je gemakkelijk een aantal vragen vooraf klaar. Tijdens de (online) meeting (via de hierboven genoemde online vergadertools) kunnen mensen die polls dan via hun telefoon beantwoorden. Je presenteert de resultaten realtime op een scherm, die je vervolgens kunt delen met de virtuele aanwezigen. Handig: als je de resultaten pas laat zien als iedereen gestemd heeft, wordt de selectie objectiever dan het gemiddelde ‘handen-opsteek-rondje’ in de vergaderzaal.

 

# 3: Informeren

Wil je mensen meenemen in een proces, een cursus geven of iets presenteren? Voor een situatie waarin jij vertelt en de anderen luisteren, is een webinar een slimme optie. Zeker bij grotere groepen werkt dit goed. Met online tools zoals WebEx of Join.mespreek je je luisteraars niet alleen toe, maar kunnen ze ook vragen stellen. Deze kun je zowel achter de schermen als centraal voor iedereen beantwoorden. Extra voordeel: de meeste webinarsoftware heeft een opnamefunctie. Zo kunnen mensen die er niet live bij waren, achteraf toch het webinar terugkijken. 

 

 

Blijvende verandering?

Tijdens de coronacrisis staan we voor nieuwe uitdagingen die vragen om snelle actie. Wij zijn benieuwd welke nieuwe werkvormen we blijven gebruiken als deze situatie voorbij is. En natuurlijk willen we graag weten: hoe ervaren jullie het online samenwerken? Heb je tips voor handige tools die wij kunnen gebruiken, geef ze dan zeker aan ons door!  

Wil jij een keer een online uitleg over tools als MS Teams, Zoom of Mural? Sluit dan gerust een keer aan bij onze digitale lunch. Laat aan Johan weten wanneer je mee wilt doen  via johan@hellonewday.nl of bel 06-55758973.

Share This

Wij maken gebruik van cookies, om onze website te verbeteren, en om het verkeer op de website te analyseren. Door verder te gaan, geef je toestemming voor het plaatsen van alle cookies zoals omschreven in onze privacyverklaring.  Meer informatie >>

Cookie settings

Hieronder kun je kiezen welke soorten cookies je wilt toestaan op deze website. Klik op de groene button "Opslaan" om je keuze te bevestigen.

FunctionalOnze website maakt gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn nodig om onze website te laten werken.

AnalyticalOnze website maakt gebruik van analytische cookies om onze website te analyseren en te optimaliseren voor o.a. de bruikbaarheid.

Social mediaOnze website plaatst sociale media-cookies om de inhoud van derden zoals YouTube en FaceBook te tonen. Deze cookies kunnen je persoonlijke gegevens volgen.

AdvertisingOnze website plaatst advertentiecookies om je advertenties van derden te tonen op basis van je interesses. Deze cookies kunnen je persoonlijke gegevens volgen.

OtherOnze website plaatst cookies van derden van andere diensten van derden die niet analytisch, sociale media of reclame zijn.