Ja, maar hoe dan?!
Strategisch communiceren met stakeholders;
zo maak je elk project succesvol
november 2018
Om te overleven als ondernemer ontwikkel je je bedrijf continu. In die reis krijg je veel vragen en adviezen – de een makkelijk, de ander een uitdaging. Maar hoe ga je hiermee aan de slag binnen jouw bedrijf? In deze rubriek lees je praktische tips uit onze praktijk. Vandaag krijg je antwoord op de vraag: ‘Hoe kun je strategisch communcieren met stakeholders?’
Op strategisch niveau is het managen van stakeholders cruciaal voor het slagen van je project. In de vorige blog vertelden we je in 6 stappen hoe je erachter kwam wie je stakeholders zijn en wat hun belang is bij je project. Hoe beter de stakeholders zijn betrokken bij een project of innovatie, hoe groter de kans dat de uitkomst breed gedragen wordt. Contactmomenten en goede relaties zijn cruciaal.
In dit blog laten we je zien hoe je hen planmatig het beste kunt betrekken.
Maak een communicatieplan: 4 cruciale stappen
Heb je eenmaal je stakeholders ingedeeld in de 4 categorieën (informeren, consulteren, betrekken en partner maken), dan is het tijd om een communicatieplan te maken:
Stap 1. Kies een aanpak per categorie
- Partner maken: partners hebben veel invloed én veel interesse, ze zullen dus graag meedenken bijvoorbeeld in een één op één gesprek. Hierbij is het van belang om goed te kijken wie je welke rol toebedeelt. Ook is het van belang om per stakeholder vast te stellen welke voorkeuren en doelstelling hij/zij heeft. Wie kun je bijvoorbeeld het beste voor de stuurgroep vragen en wie zou je een meer uitvoerende rol kunnen toebedelen?
- Betrekken: deze stakeholders hebben veel invloed, maar relatief weinig interesse. Je wilt hen dus meer betrokken maken. Per stakeholder zul je hier een individuele aanpak/strategie voor moeten definiëren. Neem de tijd om je in deze stakeholders te verplaatsen. Zij kunnen je project maken of breken. Leg verbanden en linkjes tussen jouw project en hun doelstellingen, daarmee neemt de mate van interesse namelijk toe.
- Consulteren: deze groep heeft een hoge mate van interesse. Afhankelijk van de omvang en samenstelling van je doelgroep, kies je daarom een strategie om hen te consulteren. Denk hierbij aan 1-op-1 interviews, paneldiscussies, een online forum, inspraakavonden, enquête, etc.
- Informeren: deze groep heeft relatief weinig interesse en ook weinig invloed. Kies daarom een efficiënte methode zoals een nieuwsbrieff een korte presentatie om iedereen in deze categorie op de hoogte te houden.
Stap 2. Bepaal je doel per stakeholder
Als je per groep je aanpak hebt gedefinieerd, kun je nog een verdiepingsslag maken per individuele stakeholder. Dit kunnen veel verschillende doelen zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een gerichte actie uitvoeren
- Invloed uitoefenen
- Toewijding verwerven
- Aanmoedigen
Stap 3. Medium
In contact blijven met je stakeholders doe je met verschillende middelen. Wil je veel geïnteresseerden in één keer bereiken, dan is een nieuwsbrief of bericht op social media handig. Met stakeholders die veel invloed hebben, heeft meer persoonlijk contact de voorkeur. Zijn er mijlpalen behaald, dan kun je een vergadering beleggen waarin je de belangrijkste stakeholders informeert over de voortgang en om hun mening vraagt.
Stap 4. Frequentie contact
Hoe vaak communiceer je met elke stakeholder? Aan de hand van de mate van invloed en interesse bepaal je hoe vaak je contact hebt. Belangrijke personen informeer je bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks over de voortgang. Mensen die je enkel wilt informeren, kun je bijvoorbeeld informeren bij het bereiken van specifieke mijlpalen of als er bepaalde activiteiten zijn.
Ja, maar hoe dan?
Communiceren met je stakeholders
Het is dus ontzettend belangrijk dat je met stakeholders communiceert op een passende, effectieve, vertrouwelijke en eenduidige wijze. De stakeholderanalyse met het communicatieplan helpen je hierbij. In het ideale geval maak je bij elk project of elke innovatie een stakeholdersanalyse en werk je uit hoe je met iedereen communiceert. Hoe grondiger je dit aanpakt, hoe beter je stakeholdermanagement in elkaar zit. En hoe groter de kans dat je project succesvol wordt. Want wij geloven erin dat dan een project tot een echt succes wordt gemaakt!
Ben jij al bezig met het betrekken van je stakeholders?
Wil je hulp bij het maken van een stakeholderanalyse of communicatieplan?
Of begin je binnenkort aan een nieuw project, en wil je dat zo succesvol mogelijk maken?
Laat ons met je meedenken! Mail je vraag naar info@hellonewday.nl of bel 073 – 851 7000
