Ja, maar hoe dan?!
Hoe richt je governance in bij je samenwerking?
Governance. Je bedrijf heeft het. Je voetbalvereniging. Je gemeente, je provincie en het land waarin je woont. En als je een huisdier hebt, is de kans groot dat het bij jou thuis volledig in handen (of poten) is van deze viervoeter. In dit artikel gaan we het hebben over governance. Specifiek in open innovatie, maar eigenlijk is het overal van toepassing. Gido legt uit hoe het zit.
Open innovatie begint met een (maatschappelijk) probleem dat je als organisatie niet in je eentje kunt oplossen. Daarom verzamel je partijen om je heen die de benodigde expertise hebben. Samen maak je plannen, stel je doelen vast en stippel je een route uit om daar te komen. En dan ga je aan de slag.
Maar: hoe zorg je ervoor dat je de juiste route blijft bewandelen? Daar komt governance bij kijken. Governance gaat over de structuur van besluitvorming en verantwoording binnen een samenwerkingsverband. In het bedrijfsleven is governance vaak in handen van het management. In verenigingen bestaat governance uit het bestuur, de statuten en ledenvergaderingen. En bij de overheid kennen we het in de vorm van de Eerste en Tweede Kamer.
In open innovatie noemen we het governance-orgaan vaak een stuurgroep. Deze stuurgroep bestaat uit een kleine groep afgevaardigden uit de organisaties die deelnemen aan het project. Samen vertegenwoordigen ze de belangen van de grotere groep. Ze leggen afspraken vast, stemmen doelen af en zorgen ervoor dat duidelijk is hoe en wanneer beslissingen worden genomen. Dit geheel van besluiten vormt de basis voor de governance van het project.
Je governance inrichten
Een paar enthousiaste deelnemers aanwijzen om je stuurgroep te vormen en dan wat meetings inplannen? Zo eenvoudig is het niet. Dit zijn factoren om rekening mee te houden:
Goede vertegenwoordiging
Allereerst is het belangrijk dat de stuurgroep een goede vertegenwoordiging vormt van de leden van het project. Een logische keuze is om van elke organisatie één persoon aan te stellen. Zo weet je zeker dat iedere deelnemende partij een stem heeft bij het nemen van beslissingen.
Hoewel dit bij een kleine groep prima kan werken, is dit bij grote samenwerkingsprojecten niet altijd haalbaar. Werk je immers samen met 20 organisaties, dan zou de stuurgroep bestaan uit 20 leden. Efficiënt overleggen zit er dan niet meer in.
Idealiter ben je daarom met 7 of 8 leden: genoeg om de groep eerlijk te vertegenwoordigen, maar niet zoveel dat je een dag uit moet trekken om alle meningen aan te horen. In dat geval ga je de belangen bundelen. Werk je bijvoorbeeld met verschillende technologiepartijen, dan kies je er één die namens hen allemaal spreekt. Dit doe je voor alle partijen, zodat een gebalanceerde stuurgroep ontstaat waar iedereen achter staat.
Beslisbevoegdheid
Bij het kiezen van vertegenwoordigers is het niet alleen belangrijk om te kijken naar de rol die ze in het innovatieproject hebben, maar ook naar hun functie in de organisatie waar ze werken.
De stuurgroep is er namelijk om beslissingen te nemen. Dat kan alleen als het lid van de stuurgroep binnen de eigen organisatie bevoegd is om dat te doen. Denk daarbij aan het bepalen van budgetten, de inzet van uren en het nakomen van de gemaakte afspraken.
Vaak gaat de keuze voor een stuurgroeplid daarom uit naar iemand in een leidinggevende functie. Toch liever iemand van de uitvoering in de stuurgroep? Geef diegene dan een kader waarbinnen hij of zij zelf beslissingen mag nemen. En zorg voor korte lijnen als het daarbuiten valt.
Draagvlak
Voor succesvolle governance is ook draagvlak een factor om in acht te nemen. De stuurgroepleden moeten namelijk zowel binnen de eigen organisatie als in de stuurgroep de overtuigingskracht hebben om anderen mee te nemen in de gekozen richting.
Binnen de organisatie geldt dit aan de ene kant richting de mensen die het project uitvoeren. Zij willen zich gehoord voelen en erop kunnen vertrouwen dat hun collega in de stuurgroep hun belangen goed behartigt. Tegelijkertijd is het belangrijk dat het management het belang in (blijft) zien van het project, zodat ze genoeg budget en uren vrijmaken om het uit te voeren.
Ook in de stuurgroep zelf is draagvlak van belang. Wil je een bepaalde kant op, dan helpt het als je je samenwerkingspartners kunt overtuigen dat dit een goede keuze is. En als je soms een moeilijke keuze moet maken, is het fijn als iedereen hierachter staat.
Eigenaarschap
De term stuurgroep is er met een reden. In open innovatie is het de bedoeling dat de stuurgroep ook echt stuurt. Oftewel: betrokken is bij het project, beslissingen neemt en een constructieve bijdrage levert aan het behalen van de doelstelling.
Een gevoel van eigenaarschap helpt daarbij. Het betekent dat je er niet alleen zit om aan te horen wat er de afgelopen periode is gebeurd, advies te geven of een klankbord te zijn voor degenen die het werk uitvoeren, maar dat je zelf ook actief meedoet met het werken naar het doel.
Structuur
Naast het aanstellen van een goede stuurgroep, is het belangrijk om de structuur vast te leggen. Daarbij gaat het vooral over praktische zaken. Denk aan de frequentie waarmee je samenkomt, hoe je een overleg inricht en de informatie die je nodig hebt om dat efficiënt te doen.
Ook de manier waarop je beslissingen neemt is van belang. Ga je voor een structuur waarin de meeste stemmen gelden of zijn er ook partijen met vetorecht? Of ga je voor het vinden van consensus als je moet kiezen tussen verschillende richtingen? En als de besluiten eenmaal zijn genomen, hoe koppel je ze dan terug aan de rest van de projectleden?
Door de structuur bij de start van een samenwerking helder vast te leggen, weten alle leden waar ze aan toe zijn. Bovendien kun je elkaar hierdoor aanspreken op dingen die wel of niet goed gaan. Laat iemand (te) vaak verstek gaan of ontbreekt cruciale informatie voor een bijeenkomst van de stuurgroep, dan heb je afspraken waar je op terug kunt vallen. Zo voorkom je misverstanden en blijven de neuzen dezelfde kant op staan, zelfs als het lastig is.
Valkuilen bij governance
De basis van goede governance is vertrouwen. Vertrouwen vanuit deelnemers dat de stuurgroep ieders belangen vertegenwoordigt. Vertrouwen onderling dat alle leden open en eerlijk communiceren. En vertrouwen dat iedereen de schouders eronder zet om het gezamenlijke doel te bereiken.
Wat gebeurt er als je niet aan deze randvoorwaarden voldoet? Dan verloopt de governance van je project steeds moeizamer. Is bijvoorbeeld de vertegenwoordiging uit balans, dan voelen bepaalde groepen zich niet gehoord. Hierdoor ontstaat frustratie. Doe je daar niets mee, dan bouwt het zich op. Hoe langer dit duurt, hoe moeilijker het wordt om dit te herstellen.
Hebben de stuurgroepleden niet de juiste bevoegdheid, dan laten beslissingen op zich wachten en verloopt de samenwerking steeds stroever. Uiteindelijk leidt dit tot vertraging in het project, of soms zelfs het stilvallen ervan. Ook het ontbreken van draagvlak of eigenaarschap, maken het steeds lastiger om vooruit te komen.
Tips
Hoe zorg je ervoor dat de governance in je eigen project, bedrijf of vereniging goed verloopt? Gido deelt zijn tips uit de praktijk:
Ja, maar hoe dan?
#1 Breng je huidige structuur in kaart
Heb je (nog) geen duidelijk inzicht in de governance van je organisatie? Teken dan eens uit hoe je structuur in elkaar zit. Wie zijn er betrokken? Wie rapporteert aan wie? Wat is hun mandaat? En vervolgens: zitten ze op de juiste plek? Door dit te doen, zie je waar eventuele gaten zitten en hoe je je governance kunt verbeteren.
#2 Maak het transparant
Open communicatie is cruciaal voor het succes van je open innovatie. Zorg ervoor dat alle deelnemers weten wat er speelt in het project, zowel de goede dingen als de strubbelingen die je tegenkomt. Hoe beter je dit communiceert, hoe meer vertrouwen en hoe beter het begrip voor de beslissingen die je neemt.
#3 Blijf flexibel
De governance van een project stel je meestal vast in het begin. Maar in de loop der tijd kan er veel veranderen. Bijvoorbeeld de frequentie waarmee je samenkomt. Of welke leden de grootste belangen hebben bij het project. Zorg er daarom voor dat je ook regelmatig evalueert of de stuurgroep zelf nog wel de optimale samenstelling heeft. En pas het aan als dat nodig is.
Governance is één van de vier pijlers die bijdragen aan succesvolle open innovatie. Wil je hier meer over weten? Download het whitepaper.
Benieuwd hoe je de governance voor jouw project kan inrichten?
Neem contact op met Gido van Rooijen via gido@hellonewday.nl of 06 – 274 56 906.
