Projectmanagement met AI

AI kan helpen om ruis te verminderen. Neem de vastlegging van meetings. Meetings zijn een belangrijk onderdeel van projecten. Laat je iemand binnen het project notuleren, dan zal diegene – bewust of onbewust – de eigen mening laten doorschemeren. AI blijft objectief. Het heeft immers geen belang bij een bepaalde uitkomst. Zo haal je dus al een deel van de ruis weg.

Maar met alleen neutrale notulen ben je er nog niet. Meetings gaan namelijk niet alleen over wat er gezegd wordt, maar ook over hoe dit in de context van een project past. Denk aan de afspraken en doelen die je hebt vastgelegd bij de start van het project. Of taken die je hebt toegewezen aan bepaalde deelnemers.

Door verslagen van meetings te koppelen aan deze context, krijg je inzicht in hoe ruis ontstaat. Zo houd je als projectmanager meer grip op het verloop van het project. AI kan bijvoorbeeld razendsnel checken of de plannen die je hebt besproken in je laatste meeting overeenkomen met je doelen in het projectplan. En een melding geven als blijkt dat je wel heel vaak dezelfde discussie voert.

Kennis onbekend

Naast de tastbare onderdelen van projectmanagement, is er nog iets anders dat vaak voor ruis op de lijn zorgt: taciete kennis. Dat is kennis die je wel hebt, maar niet onder woorden kunt brengen. Meestal bouw je deze kennis op naarmate je meer ervaring hebt. In dit blog lees je er meer over.

Taciete kennis beïnvloedt hoe goed we elkaar begrijpen. Wat voor de een vanzelfsprekend is, is voor de ander helemaal nieuw. Vaak heb je als projectmanager of deelnemer wel een gevoel dat er ‘iets niet klopt’. Maar omdat deze kennis onder de oppervlakte zit, is het lastig om de vinger op de zere plek te leggen.

AI kan helpen dit inzichtelijk te maken. Bijvoorbeeld door te checken of je abstracte of concrete woorden gebruikt. En of je deze woorden alleen hebt gehoord, of dat je ze ook hebt begrepen. Door AI ook op dit niveau mee te laten kijken, kun je de kennis die normaal gesproken verborgen blijft expliciet maken.

Dat is handig, want zodra kennis expliciet is, kun je ‘m gaan overdragen aan anderen. Zo voorkom je misverstanden, frustraties en projecten die halverwege ontsporen en nooit meer op de rails komen. En zorg je ervoor dat wat mensen inbrengen, ook overkomt op de andere deelnemers aan het project.