Klantsessies

Klantsessies

Sessie voorbereiden en geven

Bepaal voordat je een sessie plant eerst het doel: wat wil je aan het eind van de sessie hebben opgehaald of bereikt? Pas daar de werkvorm op aan, in overleg met je projectpartner. Zorg dat je dit doel ook deelt aan het begin van de sessie, en stuur actief bij.

Kies een passende werkvorm

• Kijk in de kennisbank voor modellen en werkvormen, ingedeeld naar Impact, Dynamiek, Structuur en Skills.
• Is het meer een discussie of input ophalen? Dan werkt een innovatietafel-format vaak beter: een aantal rondes langs centrale discussievragen.
• Gebruik posters om op te schrijven, te brainstormen of post-its op te plakken.

Zorg dat je materiaal op orde is

• Neem het brainstormkoffertje mee (te vinden in de witte kast op kantoor), zodat je altijd stiften, post-its en tape bij de hand hebt.
• Heb je een klikker nodig? Of andere technologische middelen? Neem die mee!

Vlak voor de sessie

• Zorg dat de ruimte op tijd geboekt is.
• Voor grote, belangrijke sessies is het slim om iedereen van tevoren al gesproken te hebben. Zorg dat je niet verrast wordt door input van anderen. Weet wat iedereen gaat zeggen.
• Stuur altijd een agenda van tevoren zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
• Reserveer tijdens de sessie genoeg tijd om mensen te laten landen en het doel van de sessie te laten begrijpen. Zorg ook dat er genoeg tijd aan het einde is om conclusies te trekken en acties te verdelen, en het mooi af te ronden.
• Wees op tijd om technologie te installeren en testen, zodat je klaarstaat als de eerste deelnemers binnenkomen.

Tijdens de sessie

• Zorg dat je goed meeschrijft, of lever een digitale transcriptie aan.
• Manage begin- en eindtijd, maar wees daartussen flexibel. Neem genoeg tijd voor belangrijke discussies, maar neem mensen wel mee in de keuze om van de planning af te wijken.

Na de sessie

• Koppel altijd terug: de belangrijkste punten, notulen, acties en het vervolg. Zie hiervoor ook ‘Notulen maken’.